Pour votre micro-entreprise ou votre activité professionnelle, vous avez besoin d'un inventaire comptable de votre matériel. L'ordinateur, le matériel photo, les outils, le mobilier du bureau. Vous avez photographié chaque objet avec KontexVoX en dictant sa description à voix haute. Maintenant, il faut structurer ces descriptions en un fichier que votre comptable peut importer.
Un inventaire comptable, c'est une liste d'objets avec leur désignation, leur catégorie, leur date d'acquisition et leur valeur. Le format standard est le CSV, importable dans n'importe quel logiciel comptable. Si chaque photo porte déjà une description, l'agent IA peut faire la structuration automatiquement.
Prérequis
Avant de commencer, vous avez besoin de :
Description de chaque fichier — idéalement avec le nom de l'objet, la date d'achat et le prix si vous les connaissez. Voir Qu'est-ce qu'un fichier EXIF ?.Ce que vous avez dicté : un exemple
Voici ce que contient l'EXIF de quatre photos de matériel professionnel :
Ces descriptions, vous les avez dictées en photographiant votre matériel. KontexVoX les a transcrites et gravées dans le fichier. L'agent IA va extraire les informations structurées — désignation, date, valeur, catégorie — et les disposer dans un CSV conforme aux conventions comptables.
Le prompt
Ce que l'IA produit avec ce prompt
Un fichier CSV avec une ligne par objet. Les colonnes : Désignation (le nom de l'objet), Description détaillée (votre description complète), Date d'acquisition, Valeur estimée, et Catégorie comptable (déduite par l'IA : outillage, matériel, mobilier, stock).
Le fichier est importable dans n'importe quel logiciel comptable — Ciel, Sage, Ti, ou un Google Sheets pour votre comptable. Vous pouvez le remettre tel quel, ou l'ajuster avant (ajouter des valeurs manquantes, corriger une catégorie).
La catégorie est déduite par l'IA à partir de votre description. « MacBook Pro » sera classé en matériel informatique. « Perceuse DeWalt » en outillage. « Bureau réglable » en mobilier. Si l'IA hésite, elle laisse la catégorie à vérifier — c'est vous qui validez.
Outil recommandé : Codex CLI
Codex CLI est particulièrement adapté pour la structuration de données et l'export au format CSV/Excel. Pour les formats comptables, Codex comprend les conventions de structuration.
Questions fréquentes
Est-ce que le CSV est accepté par tous les logiciels comptables ?
Le CSV est le format d'échange le plus universel. Ciel, Sage, Ti, EBP, Google Sheets, Excel — tous importent le CSV. Si votre comptable attend un format spécifique (Excel avec onglets, format FEC), demandez à l'agent IA de générer ce format directement en modifiant le prompt.
Est-ce que je dois estimer la valeur de chaque objet ?
Si vous connaissez le prix d'achat, dictez-le dans la description (« 2400 euros »). L'IA l'extrait. Si vous ne le connaissez pas, laissez la valeur vide — votre comptable estimera. Pour les biens achetés récemment, la facture est la référence. Pour les biens d'occasion, la valeur du marché.
Est-ce que ça marche pour un inventaire de stock ?
Oui. Si vous photographiez vos produits en décrivant la quantité et le prix (« Lot de 12 t-shirts, 8 euros l'unité, stock de septembre »), l'IA génère un CSV de stock avec les colonnes correspondantes. Le prompt est le même, c'est la description qui change.
Est-ce que je peux faire la même chose sans KontexVoX ?
Oui — vous pouvez saisir votre inventaire à la main dans Excel. Sur 50 objets, c'est une soirée de saisie. La voix change la méthode : vous photographiez et décrivez en marchant dans votre atelier, en 15 minutes. Le CSV est généré après, par l'IA. C'est pour ça que j'ai créé KontexVoX : pas pour la comptabilité, mais pour que l'inventaire se fasse au moment où on regarde les objets, pas le soir devant un tableur.